Manter as informações atualizadas, objetivas e cobertas por novas legislações são apenas alguns dos benefícios.
Cuidar de forma adequada do ciclo de vida de contratos é fundamental para manter a empresa amparada dentro das legislações e período de vigência de cada projeto, antecipando e prevendo eventuais necessidades de ação; como em casos de descumprimento ou dúvida em quaisquer cláusulas.
Para exemplificar e apresentar a importância desse processo, listamos os principais objetivos, benefícios e etapas com a finalidade de auxiliar as empresas neste momento de tomada de decisão.
Quais são os objetivos da revisão contratual?
Manter a rastreabilidade dos contratos de modo a ter acesso aos seus principais objetos e mantê-los sempre em dia é um grande desafio para a maior parte das empresas. Entre os principais objetivos dessa necessidade, além da manutenção de arquivos de contrato em correta vigência, estão: a necessidade de manter as negociações alinhadas com as expectativas dos envolvidos devidamente cobertas, verificação do cumprimento dos termos atuais, manutenção de documentação considerando todos os movimentos ocorridos durante o ciclo de vida de cada contrato, além de correções e readequações comuns da legislação.
Esse processo garante ainda o aumento da eficácia e a conformidade para o cumprimento do objeto proposto, já que a revisão proporciona um novo momento para tornar as informações claras e readequar-se à possíveis mudanças na legislação ou interesse das partes envolvidas.
Antecipação é a palavra-chave
Para evitar dor de cabeça ou retrabalho, antecipar e manter um cronograma preciso sobre a vigência dos contratos dentro de uma empresa é fundamental.
Antecipar o processo de revisão garante, além do cumprimento dos prazos necessários para efetivar as devidas atualizações textuais, tempo hábil para sanar dúvidas e deixar as razões e possíveis alterações claras para todos os lados envolvidos durante as negociações. Esse processo garante ainda a redução de custos operacionais e uma execução clara e precisa do monitoramento dos contratos.
Quais são as etapas da revisão de contrato?
O processo de CLM, ou Contract Lifecycle Management (gerenciamento do ciclo de vida do contrato), requer um olhar minucioso e atento ao cronograma para que as fases sejam abordadas na ordem correta, conquistando deste modo, maior efetividade na conclusão de sua revisão. Para exemplificar esse processo, elencamos nove etapas básicas que devem ocorrer sempre de forma cíclica:
1. Entendimento da necessidade, vencimento ou solicitação;
2. Criação ou revisão textual;
3. Validação da revisão;
4. Negociação entre as partes;
5. Concordância e assinatura;
6. Entrega das vias e arquivamento;
7. Vigência e cumprimento;
8. Gerenciamento;
9. Análise do desempenho e da efetividade.
Como gerir contratos de forma assertiva?
Lidar com um alto nível de importância e informação de uma empresa requer um amplo conhecimento específico das causas e das melhores maneiras de gerir estrategicamente todo o processo de modo personalizado.
Uma consultoria preventiva é, neste caso, a melhor solução para cuidar das revisões de contrato de forma assertiva, contando com pareceres jurídicos de alta complexidade personalizados para cada situação.
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