Por Matheus Xavier Coelho – OAB/GO nº 60.000
Advogado e sócio da Jacó Coelho Advogados. Graduado em Direito pela Pontifícia Universidade Católica de Goiás (PUC-GO), com especializações em Gestão Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Direito Processual Civil pela Pontifícia Universidade Católica de São Paulo (PUC-SP). É empreendedor e visionário, com mais de 10 anos de experiência em gestão, sendo responsável pelo desenvolvimento de projetos e inovação. Co-fundador da HeyHub, é também membro do Lide Goiás e da AB2L (Associação Brasileira de Lawtechs e Legaltechs).
O cenário jurídico atual demanda não apenas conhecimento técnico, mas também uma estrutura organizacional que permita aos escritórios de advocacia gerenciar fluxos de trabalho com eficácia e entregar resultados de alta qualidade. Nesse contexto, o Departamento de Operações Legais ou Legal Ops assume um papel estratégico ao estruturar e organizar processos internos, otimizando tempo, custos e qualidade dos serviços jurídicos prestados.
Combinando métodos de gestão e tecnologia, o departamento garante um funcionamento mais eficaz e alinhado aos objetivos estratégicos do escritório, alcançando resultados que vão além do simples cumprimento de prazos e metas operacionais.
Uma das funções essenciais do Legal Ops é a padronização e otimização dos processos internos. Essa estrutura permite racionalizar atividades e fluxos de trabalho, reduzindo o retrabalho e aumentando a produtividade da equipe jurídica. Com processos bem definidos, o departamento assegura a continuidade do atendimento sem comprometer a precisão e a qualidade jurídica.
A padronização estabelece um nível de excelência operacional, com uma taxa de erro tendendo a zero. Imagine a seguinte situação: a equipe jurídica realiza todo o trabalho necessário, mas, por um descuido, o advogado não realiza o protocolo. Esse tipo de erro pode ser evitado com o apoio do Legal Ops, que conta com uma equipe dedicada ao controle dessa operação, com profissionais específicos para a realização do protocolo e outros para auditar os protocolos realizados.
Outro pilar estratégico do Legal Ops é a gestão da tecnologia. O departamento atua na seleção e implementação de ferramentas tecnológicas — como softwares de gestão de processos e plataformas de análise de dados — que permitem a execução de tarefas repetitivas com agilidade e precisão.
Esse alinhamento favorece o uso de soluções inovadoras que reduzem a burocracia e aumentam a eficiência, ampliando a capacidade de entregar resultados consistentes e de alta qualidade. Ter uma área dedicada a identificar ineficiências e integrar tecnologia para aumentar a eficiência é hoje fundamental para o sucesso de um escritório.
Dentro do Legal Ops, também podemos contar com uma equipe de revisão das petições elaboradas, garantindo que todos os documentos produzidos mantenham o padrão de qualidade exigido pelo escritório. Esse time atua como uma segunda linha de controle, revisando a precisão técnica, clareza e adequação dos argumentos apresentados.
Com esse processo, a equipe jurídica recebe feedback constante sobre pontos a melhorar, o que não apenas preserva a qualidade das peças, mas contribui para o desenvolvimento contínuo de cada membro da equipe. Essa supervisão rigorosa reforça o compromisso do escritório com a excelência, oferecendo aos clientes um serviço jurídico diferenciado e confiável.
Além disso, o departamento é responsável pelo controle da documentação interna, assegurando que todos os registros, arquivos e dados estejam atualizados e organizados para consulta e uso eficaz. O controle documental facilita o acesso rápido à informação e permite que o escritório mantenha a conformidade regulatória e operacional.
Outro ponto relevante é o papel do Legal Ops na gestão do conhecimento das ferramentas e tecnologias adotadas. O departamento promove treinamentos e orientações contínuas para a equipe jurídica, garantindo que todos estejam capacitados para utilizar as plataformas tecnológicas com eficiência. Isso não apenas fortalece o uso das ferramentas disponíveis, mas também incentiva a cultura de inovação e de melhoria contínua entre os profissionais do escritório.
O Legal Ops também desempenha um papel crucial no tratamento das não conformidades (NC) identificadas pelas equipes. Ao atuar no diagnóstico e na correção de problemas operacionais, o departamento contribui para aprimorar processos e evitar recorrências de erros. Esse monitoramento constante das NC permite que o escritório identifique rapidamente áreas que precisam de ajustes, adotando ações corretivas e preventivas que mantêm a qualidade e a conformidade dos serviços.
Ele ainda é essencial para compliance e gestão de riscos, assegurando que todas as atividades estejam em conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis, o que contribui para mitigar riscos e proteger a reputação do escritório.
Por fim, o departamento é responsável por gerenciar relações com fornecedores, selecionando e monitorando prestadores de serviços que atendam aos padrões de qualidade exigidos pelo escritório. Esse processo garante uma integração eficiente entre os serviços contratados e as necessidades internas, contribuindo para uma performance de alto nível. Um exemplo prático é a realização de due diligence antes da contratação de terceiros, o que proporciona maior segurança para a operação.
Assim, o Operações Legais não apenas aprimora a eficiência e a segurança dos processos internos, como ainda fortalece a capacidade do escritório de oferecer serviços jurídicos de excelência. Essa estrutura representa um diferencial estratégico, proporcionando uma atuação robusta e alinhada às exigências do mercado e garantindo que o escritório esteja preparado para enfrentar desafios complexos.
