Publicações

6 dicas para proteger a sua empresa de penalidades administrativas

22 janeiro 2020 - 18:26

As penalidades administrativas certamente doem no bolso das empresas de uma maneira bem perceptível. As multas, interdições ou suspensões, além de causarem prejuízo financeirogastar dinheiro, ainda prejudicam a imagem do negócio diante de todo o mercado. Por isso, é preciso tomar bastante cuidado para evitar estes problemas.

Confira então, 6 dicas para proteger a sua empresa de penalidades administrativas.


1 – Faça uma avaliação de riscos

 

Este é o processo mais difícil e um dos que a empresa tem mais dificuldades. Primeiramente, é preciso avaliar todos os riscos, ou seja, encontrar as janelas em que a empresa está exposta a sofrer uma penalidade.

Por exemplo, existem as regras da vigilância sanitária, da fiscalização ambiental e diversas outras. É preciso estudar bem cada uma delas e encontrar os potenciais riscos para a sua empresa.

 

2 – Estabeleça um código de conduta

 

Uma vez que os riscos sejam encontrados, sua empresa precisa se preparar para eles. O modo mais simples de fazer isso é escrever um código de conduta e compartilhá-lo com os colaboradores.

É preciso ter certo cuidado no momento de criar este documento. Ele precisa ser bem claro e direto, com informações que estejam alinhadas com os objetivos da empresa.

 

3 – Crie uma cultura de comunicação e controle


Mas, é importante deixar claro para os colaboradores que isso é uma questão coletiva. Ou seja,
todos têm certa responsabilidade em fiscalizar os companheiros de trabalho, sendo necessária a criação de canais de comunicação para que os problemas sejam resolvidos o mais rapidamente possível.

Este ponto é extremamente delicado. A empresa não deve usar isso como ferramenta de punição, pois isso irá ter o efeito contrário. Os colaboradores não irão usá-la e ela irá trabalhar contra o objetivo de evitar as penalidades.

Seu único propósito é ser um canal para proteger tanto a empresa quanto os profissionais dos problemas que podem ocorrer. É importante fazer esta distinção, não somente no discurso, mas também na prática.

 

4 – Treine os colaboradores

 

Os colaboradores devem ser totalmente capacitados. Não somente para exercer a sua função, mas para ocupar o seu lugar na empresa, sem trazer detrimento a mesma. Ou seja, saber quais são as responsabilidades em relação aos seus atos.

A documentação descrita acima é um ótimo ponto de partida, mas pode, e deve, ser complementado com um treinamento mais completo.

 

5 – Monitore as penalidades sofridas e evitadas


Procure monitorar se estas ações estão dando certo
. Por exemplo, avalie os canais de comunicação para verificar se existem fatores de risco sendo discutidos. Se nãoCaso negativo, existem dois motivos possíveis: o primeiro é que a sua empresa jamais comete nenhum erro;, ou, o segundo (mais provável e mais perigoso), é que os seus os colaboradores não estão usando o canal. O segundo caso é o mais provável e mais perigoso.

Neste caso, você precisa averiguar o motivo pelo qual não existe nenhum ponto sendo abordado. Se após o final da investigação for descoberto que realmente não existe nada de errado, é porque as dicas estão dando certo.


6 – Evite considerar acidentes como casos isolados


Caso ocorra algum problema, uma boa dica é entender porque ele ocorreu.
Evite ao máximo tratar um incidente como isolado, e busque contextualizar o motivo pelo qual ele ocorreu. Apenas assim você realmente pode proteger a sua empresa de penalidades futuras.

O que você acha? Tem alguma dúvida ou quer saber mais? Então se cadastre para receber conteúdos exclusivos no seu e-mail!